Privacybeleid

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2025

Wanneer je onze website boerbotics.nl bezoekt of contact met ons opneemt, ontvangen we informatie over jou. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we met deze gegevens omgaan.

We behandelen jouw informatie altijd zorgvuldig en slaan deze veilig op. Heb je vragen of wil je weten welke informatie we van je hebben? Neem dan contact met ons op.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer nodig. Controleer deze verklaring daarom regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

Inhoudsopgave

  1. Wanneer pas je deze privacyverklaring toe?
  2. Wie gebruikt je gegevens?
  3. Van wie gebruiken we gegevens?
  4. Hoe komen we aan je gegevens?
  5. Welke gegevens van je gebruiken we?
  6. Waarvoor gebruiken we je gegevens?
  7. Hoelang bewaren we je gegevens?
  8. Met wie delen we je gegevens?
  9. Waar slaan we je gegevens op?
  10. Hoe veilig zijn je gegevens bij ons?
  11. Gebruik van AI-systemen
  12. Wat mag je van ons vragen?
  13. Welke regels gelden voor deze privacyverklaring?
  14. Welke cookies gebruiken we?
  15. Wat doen we met gegevens van minderjarigen?
  16. Heb je een vraag over deze privacyverklaring?

1. Wanneer pas je deze privacyverklaring toe?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die we verwerken en op alle domeinen die aan ons gerelateerd zijn. Het gaat hier om de persoonsgegevens van iedereen die weleens contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht, zoals bezoekers, klanten en zakelijke contactpersonen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu, zoals je naam, telefoonnummer, IP-adres, klantnummer of surfgedrag. Wil je meer weten over persoonsgegevens, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Wie gebruikt je gegevens?

BoerBotics is verantwoordelijk voor de website boerbotics.nl en daarmee de verantwoordelijke organisatie voor het gebruik van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De volledige gegevens zijn:
BoerBotics
KvK-nummer: 94607214
E-mail: privacy@boerbotics.nl

3. Van wie gebruiken we gegevens?

We verwerken de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht. Dit zijn onder meer bezoekers, particuliere klanten, zakelijke klanten en contactpersonen van onze partners.

4. Hoe komen we aan je gegevens?

We krijgen de gegevens rechtstreeks van jou zodra je:

  • gegevens invult op onze website via het contactformulier
  • contact opneemt met ons via mail, telefoon of op andere manier
  • interactie hebt met onze AI-chatbot

5. Welke gegevens gebruiken we van je?

We maken gebruik van de volgende gegevens:

  • naam
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • gespreksgegevens en vragen gesteld aan onze AI-chatbot
  • technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezoektijd (geanonimiseerd via cookies)

6. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het beantwoorden van jouw contactverzoeken
  • Het verstrekken van informatie over onze diensten
  • Het toevoegen van jouw gegevens aan ons CRM-systeem voor klantrelatiebeheer
  • Het verbeteren van de websitegebruikservaring via onze AI-chatbot
  • Het analyseren van websitebezoek voor statistische doeleinden

We verwerken je gegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

  • Toestemming: Je geeft actief toestemming via de checkbox bij het contactformulier en onze cookie-banner
  • Gerechtvaardigd belang: Voor het opvolgen van zakelijke contactverzoeken en het optimaliseren van onze website

7. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens zo lang als we dat volgens de wet moeten doen en zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken:

  • Klantgegevens: 7 jaar na beëindiging van de klantrelatie (wettelijke bewaartermijn)
  • Contactverzoeken zonder klantrelatie: 2 jaar na het laatste contact
  • AI-chatbot gespreksdata: 2 jaar voor kwaliteitsverbetering, daarna geanonimiseerd
  • Cookie-data: maximaal 12 maanden

Na deze termijnen bewaren we gegevens alleen voor statistische doeleinden (volledig geanonimiseerd) en om eventuele klachten of juridische zaken af te handelen. Wil je meer weten over hoelang we specifieke gegevens van je bewaren, neem dan contact met ons op.

8. Met wie delen we je gegevens?

We delen je persoonsgegevens alleen met de volgende partijen die namens ons gegevens verwerken:

  • CRM-systeem: Voor het beheren van klantrelaties en contactverzoeken
  • AI-chatbot provider: Voor het leveren en verbeteren van de chatbot-functionaliteit
  • Google Analytics: Voor websitestatistieken (uitsluitend geanonimiseerd)

Al deze partijen zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten volgens de AVG en mogen je gegevens alleen gebruiken volgens onze instructies. We verkopen je gegevens nooit aan derden en delen deze niet voor commerciële doeleinden buiten de bovengenoemde verwerkingsdoelen.

9. Waar slaan we je gegevens op?

We verwerken en slaan je gegevens uitsluitend op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit waarborgt dat je gegevens beschermd worden volgens de Europese privacywetgeving. Heb je hierover vragen, neem dan gerust contact met ons op.

10. Hoe veilig zijn je gegevens bij ons?

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik:

  • Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor alle datatransmissie
  • Toegangsbeperking tot persoonsgegevens alleen voor geautoriseerd personeel
  • Regelmatige beveiligingsupdates van onze systemen
  • Verwerkersovereenkomsten met alle externe partijen die gegevens verwerken
  • Beveiligde opslag binnen de EER bij gecertificeerde hosting providers

Heb je vragen over de specifieke beveiligingsmaatregelen, neem dan contact met ons op.

11. Gebruik van AI-systemen

Wij maken gebruik van een AI-chatbot op onze website om bezoekers te helpen met vragen en informatie te verstrekken over onze diensten. In overeenstemming met de EU AI Act informeren we je over het volgende:

Doel van de AI-chatbot

De chatbot helpt je bij het vinden van informatie over onze diensten, beantwoordt veelgestelde vragen en kan je doorverwijzen naar het juiste contactpunt. De chatbot neemt geen geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of je anderszins significant beïnvloeden.

Transparantie

Wanneer je interactie hebt met onze chatbot, wordt dit duidelijk aangegeven. Je weet altijd wanneer je communiceert met een AI-systeem in plaats van een mens. Alle gesprekken met de chatbot worden verwerkt volgens deze privacyverklaring.

Menselijke tussenkomst

De AI-chatbot werkt volledig geautomatiseerd, maar je kunt altijd aangeven dat je contact wilt met een mens. Bij complexe vragen of verzoeken word je automatisch doorverwezen naar ons team. Je hebt te allen tijde het recht om menselijke beoordeling te vragen.

Dataverwerking door AI

De chatbot verwerkt je vragen en antwoorden om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Deze gespreksdata wordt maximaal 2 jaar bewaard voor kwaliteitsverbetering van de AI-chatbot, waarna deze volledig geanonimiseerd wordt. Je kunt altijd verzoeken om verwijdering van je chatbot-gesprekken.

Geen hoog-risico AI

Onze AI-chatbot valt niet onder de hoog-risico AI-systemen zoals gedefinieerd in de EU AI Act. De chatbot wordt uitsluitend gebruikt voor informatieverstrekking en heeft geen invloed op besluitvorming over toegang tot diensten, prijsstelling of andere significante aspecten.

12. Wat mag je van ons vragen?

Omdat we persoonsgegevens van je gebruiken, heb je verschillende rechten. Deze rechten zetten we hieronder voor je op een rijtje.

Recht op informatie

We moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen wat we met je gegevens doen en welke controle je daarover hebt. Daarom leggen we in deze privacyverklaring uitgebreid uit welke gegevens we van je verzamelen en hoe we met je gegevens omgaan.

Recht op inzage

Je mag ons altijd vragen om je gegevens die we van je hebben in te zien. Dit geldt ook voor gespreksdata met onze AI-chatbot.

Recht op correctie

Je mag ons vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn.

Recht om bezwaar te maken

Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan. Dit geldt ook voor de verwerking van je gegevens door onze AI-chatbot.

Recht op dataportabiliteit

Ben je klant bij ons of heb je toestemming gegeven voor het gebruik van je gegevens, dan mag je ons vragen om je de digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst.

Recht op beperking

Je mag ons vragen om het gebruik van je gegevens te beperken. Dit betekent dat we in bepaalde gevallen je gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken.

Recht om vergeten te worden

Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. We verwijderen dan alle gegevens die tot jou herleidbaar zijn, inclusief chatbot-gesprekken. In sommige gevallen kunnen of mogen we je gegevens nog niet verwijderen. Zo moeten we sommige gegevens 7 jaar bewaren voor de belastingdienst.

Recht op menselijke tussenkomst bij AI-beslissingen

Hoewel onze AI-chatbot geen beslissingen neemt die rechtsgevolgen hebben, heb je altijd het recht om menselijke beoordeling te vragen en je standpunt kenbaar te maken over eventuele geautomatiseerde verwerkingen.

Recht om een klacht in te dienen

Je mag een klacht indienen over de wijze waarop we met je gegevens omgaan. Heb je een klacht dan lossen we die graag voor je op. Neem daarvoor contact op met ons. Ook mag je je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens neerleggen. Uiteraard hopen we dat het niet zover komt, maar in het uiterste geval mag je ook naar de rechter stappen. In dat geval is het de rechtbank in de vestigingsplaats van BoerBotics die je klacht gaat behandelen.

Hoe dien je een aanvraag of klacht in?

Stuur je aanvraag of klacht naar ons via privacy@boerbotics.nl. We verwerken je aanvraag of klacht binnen 30 dagen. Gaat het om meerdere aanvragen of klachten of is je aanvraag of klacht complex, dan kan dit meer tijd met zich meebrengen. In dat geval nemen we uiterlijk binnen 60 dagen contact met je op. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij je gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn.

13. Welke regels gelden voor deze privacyverklaring?

Onze privacyverklaring voldoet aan de volgende wet- en regelgeving:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): Europese privacywetgeving voor bescherming van persoonsgegevens
  • EU AI Act: Europese regelgeving voor het gebruik van kunstmatige intelligentie
  • Nederlandse Uitvoeringswet AVG: Nationale implementatie van de AVG
  • Telecommunicatiewet: Voor het gebruik van cookies en tracking

14. Welke cookies gebruiken we?

We gebruiken cookies om onze website goed te laten functioneren en om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan onze website geplaatst wordt op je apparaat. Via onze custom cookie-banner kun je aangeven welke cookies je accepteert.

We gebruiken de volgende soorten cookies op onze website:

Functionele cookies (geen toestemming vereist)

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld:

  • Sessie-cookies voor het bijhouden van je websitebezoek
  • Cookie-voorkeur cookies om je cookie-keuzes te onthouden
  • AI-chatbot sessie-cookies voor gespreksverloop

Analytische cookies (toestemming vereist)

Deze cookies helpen ons de website te verbeteren door inzicht te geven in het gebruik:

  • Google Analytics (geanonimiseerd): Voor websitestatistieken zonder persoonlijke identificatie. IP-adressen worden afgekort voordat ze worden opgeslagen. Bewaartermijn: 12 maanden.

Cookie-beheer: Je kunt je cookie-voorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookie-instellingen onderaan onze website. Je kunt cookies ook blokkeren via je browserinstellingen, maar dit kan invloed hebben op de functionaliteit van de website.

15. Wat doen we met gegevens van minderjarigen?

Onze website en diensten zijn niet specifiek gericht op personen jonger dan 18 jaar. Als je jonger bent dan 18 jaar, heb je toestemming nodig van een ouder of voogd om gebruik te maken van onze website en om persoonsgegevens met ons te delen. Door gebruik te maken van onze website gaan we ervan uit dat deze toestemming is verkregen.

Komen we erachter dat we zonder ouderlijke toestemming persoonsgegevens hebben verzameld van een minderjarige, dan verwijderen we deze informatie zo snel mogelijk uit onze systemen.

16. Heb je een vraag over deze privacyverklaring?

Heb je een vraag over onze privacyverklaring, het gebruik van je persoonsgegevens, of over onze AI-chatbot? Neem dan gerust contact op met ons door een mail te sturen naar privacy@boerbotics.nl. We helpen je graag verder.